Lorsque les salariés ne travaillent pas selon le même horaire collectif affiché, l'employeur doit décompter individuellement leur durée du travail. Le Code du travail n'impose pas de méthode de pointage particulière : l'enjeu est donc de choisir un dispositif adapté à l'organisation de l'entreprise et conforme aux règles applicables.
Smartphone, borne fixe ou QR code : plusieurs méthodes peuvent être envisagées. Aucune n'est supérieure dans l'absolu, elles répondent à des organisations et à des contraintes différentes.
Le pointage par smartphone
Le salarié déclare son arrivée et son départ depuis une application. C'est une méthode souple : elle fonctionne sur plusieurs sites, accompagne les équipes en déplacement et ne nécessite pas d'installer un terminal fixe sur chaque lieu de travail.
Une précaution s'impose lorsque l'application doit être installée sur le téléphone personnel du salarié. L'employeur doit fournir les moyens nécessaires à l'exécution du contrat de travail et ne peut pas faire supporter au salarié le coût du matériel lié à ses fonctions. L'usage de l'équipement personnel ne peut donc pas être imposé comme seule solution : une alternative doit être prévue, notamment un équipement professionnel lorsque c'est nécessaire. Et lorsque le salarié accepte d'utiliser son propre téléphone, une indemnisation au titre des frais professionnels doit être prévue.
La question de la localisation appelle une vigilance particulière. Une application de pointage ne doit pas conduire à suivre en permanence les déplacements des salariés. Surtout, la jurisprudence est constante : le recours à la géolocalisation pour contrôler la durée du travail n'est licite que si ce contrôle ne peut pas être assuré par un autre moyen, même moins efficace. Dès lors qu'une borne, un QR code ou un relevé déclaratif sont envisageables, le GPS devient difficile à justifier. Il est par ailleurs exclu pour les salariés disposant d'une liberté d'organisation de leur travail, notamment ceux en forfait jours.
La borne fixe
Une tablette ou un terminal installé à l'entrée du lieu de travail permet à chaque salarié de s'identifier à son arrivée et à son départ. Le matériel appartient à l'entreprise et personne n'a besoin d'utiliser son téléphone personnel.
Cette solution convient aux établissements où les salariés travaillent principalement sur un même site, avec un point de passage commun.
Elle est moins souple pour les entreprises multi-sites, pour les salariés itinérants ou pour les équipes intervenant régulièrement sur des lieux différents. Selon les effectifs, il peut aussi falloir organiser le pointage pour éviter l'attente aux prises de poste.
Le QR code affiché sur site
Un QR code est affiché sur le lieu de travail, que le salarié scanne à son arrivée ou à son départ. C'est une solution intermédiaire : elle évite d'installer un terminal dédié tout en rattachant le pointage à un site déterminé.
Elle se déploie rapidement sur plusieurs établissements, un code différent pouvant être associé à chaque site. Elle permet ainsi d'identifier le lieu du pointage sans recourir à une géolocalisation du salarié, ce qui simplifie considérablement la conformité par rapport à un dispositif GPS.
Lorsque le scan repose sur le téléphone personnel, les mêmes précautions que pour une application mobile s'appliquent : une solution alternative doit exister pour les salariés qui ne souhaitent pas ou ne peuvent pas utiliser leur équipement.
Comment trancher
Quelques questions orientent généralement le choix.
Vos équipes travaillent-elles toujours au même endroit ? Sur un site unique, une borne fixe est adaptée. Pour une organisation multi-sites ou des équipes mobiles, une solution plus souple est préférable.
Les salariés devront-ils utiliser leur téléphone personnel ? Si oui, prévoyez dès le départ l'alternative et l'indemnisation des frais.
Combien de sites faut-il équiper ? Plus le nombre d'établissements augmente, plus l'installation et la gestion de terminaux physiques deviennent contraignantes. Les QR codes simplifient alors le déploiement.
Les obligations à respecter avant la mise en place
Le choix d'un système de pointage n'est pas qu'une décision technique. Les salariés doivent être informés clairement du fonctionnement du dispositif, de sa finalité, des données collectées, de leurs destinataires et de leur durée de conservation.
Lorsqu'un comité social et économique existe dans l'entreprise, il doit être informé et consulté préalablement à la décision de mettre en œuvre un moyen permettant un contrôle de l'activité des salariés, dans les conditions prévues par le Code du travail.
Ce qui compte plus que la méthode
Quel que soit le dispositif retenu, l'objectif reste le même : disposer d'un décompte précis et exploitable du temps de travail, tout en respectant les droits des salariés et les règles de protection des données.
Lorsque le décompte est assuré par un système d'enregistrement automatique, l'article L. 3171-4 du Code du travail exige que ce système soit fiable et infalsifiable.
Au-delà du pointage lui-même, un outil utile permet de retrouver facilement les relevés, de suivre les temps de travail et de disposer des informations nécessaires à la préparation de la paie ou lors d'un contrôle.