Tout employeur qui décompte les heures de travail de ses salariés doit pouvoir présenter ces relevés en cas de contrôle. La question revient souvent : combien de temps faut-il les garder ?
La règle générale : au moins un an
L'article D. 3171-16 du Code du travail prévoit que l'employeur tient à la disposition de l'inspection du travail, pendant un an, les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié.
Deux situations allongent ce délai. Lorsque l'aménagement du temps de travail porte sur une période supérieure à l'année, la conservation couvre une durée équivalente à cette période de référence. Et pour les salariés soumis à une convention de forfait, les documents permettant de comptabiliser les jours travaillés sont conservés trois ans.
Retenez donc « au moins un an » plutôt que « un an » : la durée dépend du régime applicable à chaque salarié.
Pourquoi aller au-delà du minimum
L'action en paiement du salaire se prescrit par trois ans (article L. 3245-1). Un salarié peut donc réclamer des heures supplémentaires non payées sur cette période.
En cas de litige, l'article L. 3171-4 organise une charge de preuve partagée : le salarié présente des éléments suffisamment précis à l'appui de sa demande, et l'employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés.
Conserver les relevés au-delà du minimum légal permet donc simplement de disposer de ces éléments le jour où ils sont demandés. C'est la raison pour laquelle beaucoup d'entreprises alignent leur durée de conservation sur le délai de prescription salariale.
Ce que le RGPD impose en plus
Les données de pointage sont des données personnelles. Elles ne peuvent donc pas être conservées indéfiniment : la durée retenue doit être justifiée par une finalité précise, et documentée.
Trois repères se distinguent, et il ne faut pas les confondre :
- un an au moins, pour la mise à disposition de l'inspection du travail (D. 3171-16) ;
- trois ans, qui correspond à la prescription des actions en paiement du salaire (L. 3245-1) ;
- jusqu'à cinq ans en archivage intermédiaire, durée que la CNIL admet pour les données utilisées au suivi du temps de travail.
La CNIL a publié en 2026 un référentiel consacré aux durées de conservation en gestion des ressources humaines, qui détaille ces durées selon la nature des données. C'est le document à consulter pour fixer une politique de conservation défendable, plutôt que de retenir un chiffre unique.
Sous quelle forme les conserver
Le Code n'impose pas de support particulier : un registre papier reste recevable, comme un système numérique. Ce qui compte, c'est de pouvoir produire, pour chaque salarié, un décompte des heures accomplies.
Un point mérite attention. Lorsque le décompte est assuré par un système d'enregistrement automatique, l'article L. 3171-4 exige que ce système soit fiable et infalsifiable. La traçabilité des modifications et la sécurisation des données deviennent donc des éléments déterminants pour préserver la valeur des relevés en cas de contestation.
Un fichier tableur, modifiable après coup et sans historique, ne répond pas à cette exigence lorsqu'il tient lieu de système d'enregistrement automatique.
En pratique
Trois questions suffisent à cadrer votre politique : quel régime s'applique à chaque salarié, quelle durée retenez-vous et pour quelle raison, et pouvez-vous produire les relevés rapidement si l'inspection les demande ?
Si l'une des trois reste sans réponse claire, le sujet mérite d'être repris avec votre conseil, avant qu'un contrôle ou un litige ne le pose à votre place.