Sept heures du matin, un message : la personne prévue à l'ouverture est absente. Il faut réorganiser rapidement la journée, tout en tenant compte des contraintes de l'activité et des règles applicables au temps de travail.
Dans ce type de situation, la qualité de la réponse dépend souvent de ce qui a été anticipé avant que l'imprévu ne survienne.
Ce qui se prépare à froid
Deux éléments peuvent être préparés à l'avance.
D'abord, identifier les possibilités de remplacement au sein de l'équipe : disponibilités habituellement communiquées, organisation des temps partiels, personnes susceptibles d'accepter des heures supplémentaires ou complémentaires lorsque les conditions le permettent. Cette anticipation facilite la recherche d'une solution, sans pour autant signifier qu'un salarié doit rester disponible en permanence en dehors de son temps de travail.
Attention également à ne pas confondre cette organisation avec une astreinte. Lorsqu'un salarié doit pouvoir intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise sans se trouver sur son lieu de travail, des règles spécifiques peuvent s'appliquer.
Ensuite, il est utile d'identifier les compétences indispensables à l'activité. Si une seule personne maîtrise une tâche essentielle, son absence peut compliquer fortement l'organisation. Identifier ces compétences permet, lorsque cela est possible, de former d'autres membres de l'équipe et de réduire cette dépendance.
La première question n'est pas toujours « qui remplace ? »
Lorsqu'une absence survient, le premier réflexe est souvent de chercher immédiatement un remplaçant. Mais il peut être utile de commencer par évaluer les besoins réels du créneau concerné.
Selon l'activité, plusieurs solutions peuvent être envisagées : remplacer la personne absente lorsque sa présence est indispensable, redistribuer certaines tâches entre les salariés présents lorsque leur charge de travail le permet, ou reporter une tâche qui n'est pas urgente.
Cette réorganisation doit naturellement rester compatible avec les qualifications nécessaires, les contrats de travail, les durées maximales de travail, les temps de repos ainsi que les dispositions conventionnelles applicables.
Éviter l'effet domino
Une solution efficace pour la journée peut créer une difficulté le lendemain si elle conduit à prolonger excessivement une journée de travail, à modifier plusieurs horaires ou à réduire les temps de repos.
Avant de valider un changement, il est donc préférable de regarder l'ensemble du planning du salarié concerné et, lorsque cela est nécessaire, celui des jours suivants.
Une modification de dernière minute doit notamment tenir compte des durées maximales de travail, des repos quotidien et hebdomadaire, des règles relatives aux heures supplémentaires ou complémentaires et des éventuels délais de prévenance prévus par les textes, la convention collective, un accord ou le contrat de travail.
Tracer les modifications
Une modification décidée rapidement par téléphone ou par message peut facilement être oubliée quelques semaines plus tard. Le planning prévisionnel ne correspond alors plus nécessairement au travail réellement effectué.
Il est donc important de conserver une trace des horaires effectivement réalisés et des modifications intervenues. Ces informations facilitent le suivi du temps de travail, la préparation des éléments variables de paie et permettent de disposer d'éléments en cas de question ou de contestation ultérieure.
Ce que change un outil
Un logiciel de planning ne supprime pas les absences et ne choisit pas automatiquement la meilleure solution à la place du responsable. Il permet en revanche de centraliser le planning, les absences et les informations utiles à l'organisation de l'équipe.
Lorsqu'une modification intervient, disposer d'un planning centralisé permet de visualiser plus facilement l'organisation existante, d'effectuer les ajustements nécessaires et de conserver un planning actualisé accessible aux personnes concernées.
Selon les fonctionnalités proposées par l'outil, certaines vérifications ou informations complémentaires peuvent également faciliter la recherche d'une solution et la traçabilité des changements.