Excel est déjà présent dans de nombreuses entreprises et la plupart des responsables savent utiliser un tableur. Pour construire un planning simple, c'est donc un point de départ parfaitement légitime. Le véritable sujet n'est pas le prix du logiciel, mais le temps et les opérations nécessaires pour gérer le planning au quotidien.
Le temps de gestion, chaque semaine
Dupliquer une trame, modifier les horaires, ajuster les affectations, vérifier les formules ou recalculer certains totaux : ces opérations peuvent se répéter semaine après semaine.
Prises séparément, elles paraissent souvent rapides. Mais quelques dizaines de minutes répétées chaque semaine peuvent représenter plusieurs heures de travail sur un mois et un volume significatif sur une année.
Pour connaître le coût réel de votre organisation, mesurez simplement pendant quelques semaines le temps consacré à la création du planning, à ses modifications et à sa diffusion.
Les erreurs de saisie et de report
Le planning prévisionnel ne correspond pas nécessairement aux heures réellement effectuées. Absences, retards, remplacements, prolongations ou modifications de dernière minute peuvent créer des écarts entre ce qui était prévu et ce qui a réellement été travaillé.
Lorsque ces informations doivent être récupérées puis reportées manuellement dans d'autres fichiers pour préparer les éléments variables de paie, chaque nouvelle saisie augmente le risque d'oubli ou d'erreur.
Une erreur peut ensuite nécessiter des vérifications, des échanges avec le salarié ou le gestionnaire de paie et, selon la situation, une correction ou une régularisation.
La traçabilité des modifications
Un fichier tableur classique ne dispose pas nécessairement d'un système de traçabilité permettant d'identifier facilement qui a modifié un horaire, à quel moment et pour quelle raison. Certaines solutions de stockage collaboratif ou de gestion des versions permettent toutefois de conserver un historique des modifications.
Cette question devient particulièrement importante lorsque plusieurs personnes interviennent sur le planning ou lorsqu'il faut retrouver l'état du planning à une date donnée.
Pour le suivi du temps de travail, il faut également distinguer le planning prévisionnel du décompte des heures effectivement réalisées. Lorsqu'un système d'enregistrement automatique est utilisé pour décompter les heures de travail, le Code du travail prévoit que celui-ci doit être fiable et infalsifiable.
La diffusion et les versions divergentes
Un planning peut être envoyé par courriel, imprimé ou partagé dans un espace commun. Lorsqu'une modification intervient ensuite, plusieurs versions peuvent rapidement coexister si aucun système ne permet d'identifier clairement la version à jour.
Un salarié peut alors consulter un document qui était exact au moment de son envoi mais qui ne correspond plus au dernier planning établi.
Centraliser le planning et ses mises à jour permet de limiter ce risque et de donner à l'équipe un point de référence commun.
La dépendance à une organisation interne
Avec le temps, certains fichiers de planning deviennent complexes : formules, mises en forme conditionnelles, onglets liés ou règles de saisie connues principalement de la personne qui les a créés.
Cette organisation peut parfaitement fonctionner tant que les procédures sont documentées et partagées. Dans le cas contraire, l'absence ou le départ de la personne qui maîtrise le fichier peut compliquer temporairement la gestion du planning.
Faut-il abandonner Excel pour autant ?
Pas nécessairement. Pour une petite équipe, des horaires relativement fixes et une organisation simple, un tableur peut parfaitement répondre au besoin. Un outil spécialisé n'est utile que s'il apporte un gain réel par rapport à l'organisation existante.
La comparaison devient plus intéressante lorsque les horaires varient régulièrement, que plusieurs responsables interviennent, que l'entreprise travaille sur plusieurs sites ou que la préparation des éléments variables de paie nécessite de nombreuses opérations manuelles.
Dans ce cas, ne comparez pas uniquement le prix d'un abonnement au prix du tableur. Prenez également en compte le temps consacré chaque mois à créer, modifier, diffuser, contrôler et exploiter les plannings.